Votre évaluation HAS en 7 étapes simples
En une phrase : votre établissement fait son autoévaluation dans Synae (le portail de la HAS). Un organisme extérieur agrémenté vient vous voir sur place, puis rédige son rapport. Ensuite, c’est à vous de transmettre ce rapport à vos autorités (ARS et/ou Conseil général).
Ce guide est fait pour vous, directeur ou responsable d’un petit ESSMS, sans service qualité dédié.
Pourquoi cette évaluation vous concerne
En effet, depuis 2022, tous les établissements sociaux et médico-sociaux (EHPAD, MAS, FAM, SESSAD, ESAT, etc.) doivent passer une évaluation de la qualité tous les 5 ans. C’est la loi.
De plus, l’objectif ? Vérifier que les personnes accompagnées sont bien traitées, écoutées, respectées. Ce n’est ni une inspection, ni un contrôle punitif. C’est un regard extérieur pour vous aider à progresser.
Quand est-ce votre tour ? Une programmation est publiée par votre ARS (Agence Régionale de Santé) et votre Conseil départemental, par département et par secteur. Retrouvez l’arrêté de programmation sur le site de votre ARS.
Ne tardez pas. Comptez 12 à 18 mois de préparation entre le début des démarches et le rendu du rapport.
Étape 1 — Créez vos comptes sur Synaé
Synaé, c’est le site internet de la HAS dédié à l’évaluation. Tout se passe là-dedans.
À faire :
- Désignez une personne dans votre équipe comme « administrateur Synaé »
- Créez un compte pour chaque numéro FINESS de votre structure
- Ajoutez les collaborateurs qui participeront à l’autoévaluation (chef de service, référent qualité, etc.)
Attention : si votre organisme gère plusieurs établissements (plusieurs FINESS), vous devez créer un compte pour chacun. Vérifiez que vos FINESS sont à jour et actifs, sinon vous serez bloqué.
Le guide pas à pas est disponible sur le site de la HAS (section Synaé).
Étape 2 — Faites votre autoévaluation
L’autoévaluation est obligatoire avant la visite. Vous devez remplir une grille d’évaluation directement dans Synaé, critère par critère.
Concrètement :
- Vous êtes seul maître de cette étape (pas besoin d’attendre un organisme extérieur)
- Associez vos équipes et les personnes accompagnées (via le CVS)
- Cela prend entre 3 et 6 mois selon la taille de votre structure
- À la fin, vous obtenez un état des lieux de votre établissement et une première ébauche de votre plan d’amélioration
À quoi sert l’autoévaluation ? Elle vous prépare à la visite. De plus, si vous la faites sérieusement, la visite se passera mieux et les écarts seront moins surprenants.
Étape 3 — Choisissez un organisme évaluateur
Vous ne pouvez pas être évalué par n’importe qui. L’organisme doit être agrémenté par le COFRAC (l’organisme français d’accréditation). La HAS publie une liste officielle des organismes autorisés.
Comment choisir ?
- Regardez leur expérience dans votre secteur (personnes âgées, handicap, enfance…)
- Comparez les prix et le nombre de jours de visite proposés
- Signez le contrat. Ensuite, l’organisme dépose son dossier sur Synaé
Attention : la liste des organismes agréés évolue. Vérifiez que votre organisme est toujours accrédité le jour de la signature du contrat.
Étape 4 — La visite sur place
Les évaluateurs viennent dans vos locaux pour 1 à 3 jours selon la taille de votre structure. Par ailleurs, ils utilisent 3 méthodes :
| Méthode | Ça consiste en quoi ? |
| Accompagné traceur | Ils suivent le parcours d’une personne accueillie, de son arrivée à aujourd’hui. Ils discutent avec elle. |
| Traceur ciblé | Ils vérifient un point précis dans le quotidien : comment circule le médicament, comment sont signalés les événements indésirables… |
| Audit système | Ils regardent comment est dirigée la structure : budget, organisation, projet d’établissement, comme ceux présentés par CADOM en accompagnement numérique, gestion des risques. |
Préparez-vous :
- Prévoyez que vos équipes soient disponibles pour les entretiens
- Ayez vos documents sous la main (projet d’établissement, comme ceux présentés par CADOM en accompagnement numérique, livret d’accueil, registre des événements indésirables, dossiers des personnes accompagnées…)
- Désignez un référent qualité comme interlocuteur unique pour les évaluateurs
Étape 5 — Après la visite : le rapport est déposé par l’organisme
Bonne nouvelle : ce n’est pas vous qui déposez le rapport final dans Synaé. C’est l’organisme évaluateur qui s’en charge.
Vous avez le droit de lire le rapport et de faire vos observations avant qu’il ne soit finalisé. Vos remarques seront jointes au rapport.
À savoir : le délai de rendu du rapport et le temps dont vous disposez pour faire vos observations sont fixés dans votre contrat. Négociez ces délais au moment de la signature, pas après.
Étape 6 — Transmettez le rapport à vos autorités (l’étape la plus oubliée !)
Beaucoup d’établissements pensent que tout est fini une fois le rapport déposé par l’organisme. Non. Il vous reste l’étape la plus importante : transmettre le rapport à vos autorités.
Qui doit recevoir le rapport ?
- L’ARS (Agence Régionale de Santé) — pour tous les ESSMS
- Le Conseil départemental — pour les structures relevant de ses compétences
- Les deux — pour les structures à compétence conjointe (EHPAD, SESSAD sous double tarification)
Comment transmettre ? Par ailleurs, chaque région a sa procédure. Exemple : en Auvergne-Rhône-Alpes, tout se fait via un portail unique appelé « Démarches simplifiées ». Un seul dépôt sert pour l’ARS, le Conseil départemental et la Métropole de Lyon.
Hors ARA : allez voir sur le site de votre ARS la procédure exacte. Ne suivez pas l’exemple d’une autre région sans vérifier.
Ce que vous devez fournir :
- Le rapport d’évaluation complet
- Les résultats de votre autoévaluation (exportés depuis Synaé)
- Votre plan d’actions d’amélioration
Étape 7 — Diffusez les résultats en interne
Une fois le rapport transmis, vous devez en informer :
- Votre conseil d’administration
- Votre conseil de la vie sociale (CVS)
- Les représentants du personnel
- Les personnes accompagnées et leurs proches (affichez les résultats dans vos locaux)
Et surtout : faites vivre votre plan d’action. C’est ce que les autorités regarderont en priorité. Un rapport moyen avec un bon plan d’action suivi vaut mieux qu’un excellent rapport rangé dans un tiroir.
Ce que les autorités font de votre rapport
L’ARS et le Conseil départemental lisent votre rapport et regardent surtout :
- Votre plan d’actions : est-il sérieux ? Est-il suivi ?
- Les résultats alimentent le dialogue avec vous (CPOM, rapport d’activité annuel)
- Ils sont utilisés lors du renouvellement de votre autorisation
Checklist à imprimer
| # | Étape | Qui fait ? | Fait ? |
| 1 | Trouver sa date dans l’arrêté de programmation | Vous | ☐ |
| 2 | Créer les comptes Synaé (1 par FINESS) | Vous | ☐ |
| 3 | Faire l’autoévaluation dans Synaé | Vous + équipes | ☐ |
| 4 | Vérifier l’agrément COFRAC et signer le contrat | Vous | ☐ |
| 5 | Visite d’évaluation sur site | Organisme | ☐ |
| 6 | Dépôt du rapport dans Synaé | Organisme | ☐ |
| 7 | Lire le rapport et faire vos observations | Vous | ☐ |
| 8 | Transmettre le rapport à l’ARS / au CD | Vous | ☐ |
| 9 | Diffuser en interne + afficher | Vous | ☐ |
| 10 | Piloter le plan d’action | Vous | ☐ |
Les 5 erreurs à éviter
- Commencer trop tard. Les organismes évaluateurs sont réservés des mois à l’avance. Signez votre contrat 12 mois avant l’échéance.
- Bâcler l’autoévaluation. Elle prépare la visite. Si vous êtes complaisant, les écarts découverts sur place seront plus durs.
- Oublier une autorité. Si votre structure dépend à la fois de l’ARS et du Département, vous devez transmettre le rapport aux deux.
- Confondre dépôt Synaé et transmission aux autorités. Le premier est fait par l’organisme, le second par vous. Ce sont deux choses différentes.
- Ne pas suivre le plan d’action. C’est lui qui compte pour l’ARS, pas le rapport en lui-même.
Ressources
HAS (Haute Autorité de Santé)
- Comprendre la nouvelle évaluation des ESSMS : has-sante.fr
- Référentiel d’évaluation (PDF)
- Manuel d’évaluation (PDF)
- Liste des organismes autorisés (PDF)
Textes officiels
- Décret n° 2022-695 du 26 avril 2022 (Légifrance)
- Article D. 312-204 du CASF (Légifrance)
Pour les structures d’Auvergne-Rhône-Alpes
- Page ARS : auvergne-rhone-alpes.ars.sante.fr
- Portail de dépôt : demarches-simplifiees.fr
*Article mis à jour le 7 septembre 2026. Les procédures évoluent : vérifiez toujours la page de votre ARS avant de transmettre.*