Diriger une association dans le secteur social ou médico-social (ESSMS) implique de se concentrer avant tout sur l’humain : l’accompagnement des personnes âgées, des personnes en situation de handicap ou des publics vulnérables. Dans ce quotidien bien rempli, les outils informatiques peuvent parfois sembler complexes, voire éloignés de vos priorités de terrain.
Pourtant, le virage vers le numérique est aujourd’hui une opportunité de simplifier le quotidien de vos équipes d’accompagnement. Grâce au programme national ESMS numérique, vous pouvez financer la modernisation de vos outils sans peser sur le budget de votre association.
Chez CADOM, nous aidons nos adhérents à franchir ce cap simplement et pas à pas. Découvrez comment fonctionne ce dispositif et comment nous vous accompagnons pour en bénéficier.
1. Qu’est-ce que le Dossier Usager Informatisé (DUI) ?
Avant de parler de dossiers ou de financements, comprenons l’outil principal au cœur de cette transition : le Dossier Usager Informatisé (DUI).
Pour faire simple, il s’agit du remplaçant numérique de vos dossiers papier[1]. Au lieu de stocker les informations de la personne accompagnée dans des classeurs éparpillés, le DUI centralise dans un espace informatique unique et hautement sécurisé :
- L’historique et le parcours de vie de l’usager
- Ses besoins spécifiques et son état de santé
- Son projet personnalisé d’accompagnement
Pourquoi est-ce utile ? Vos professionnels accèdent à l’information en un clic, ce qui évite les doubles saisies et facilite les transmissions de consignes. De plus, cet outil permet d’échanger des informations de manière sécurisée avec l’extérieur (médecins traitants, hôpitaux, autres structures), afin de mieux coordonner le parcours de l’usager.
2. Le programme « ESMS numérique » : de quoi s’agit-il ?
Porté par l’État dans le cadre du Ségur du numérique en santé, ce programme national vise à généraliser l’utilisation du DUI dans toutes les structures médico-sociales.
Pour que le coût ne soit pas un frein pour les associations, des enveloppes financières sont débloquées par la Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie (CNSA) et relayées par les Agences Régionales de Santé (ARS). Ces subventions permettent de financer l’achat du logiciel, sa mise en service et la formation de vos salariés.
3. Les 3 étapes indispensables pour réussir votre projet avec CADOM
Monter un dossier de demande de financement public peut paraître décourageant au premier abord. C’est ici que l’association CADOM intervient pour guider votre structure à chaque étape.
Étape 1 : Se regrouper en « grappe » pour unir vos forces
Pour obtenir ces financements de l’ARS, les critères exigent généralement que les demandes soient portées de façon collective. C’est ce qu’on appelle se regrouper en « grappe » (le regroupement de plusieurs établissements ou services, souvent au moins 15 structures d’une même région).
Si votre association ne gère qu’un ou deux établissements, vous ne pouvez pas candidater seul. CADOM vous aide à :
- Rejoindre ou constituer une « grappe » avec d’autres associations locales.
- Partager les coûts d’installation du logiciel.
- Échanger de bonnes pratiques entre directeurs et présidents d’associations.
Étape 2 : Préparer vos pièces administratives en toute simplicité
Un dossier solide nécessite plusieurs documents méthodologiques. Pour vous éviter de partir d’une page blanche, CADOM vous fournit des modèles clés en main et vous aide à les remplir :
- Le diagnostic de maturité numérique : Un état des lieux très simple pour évaluer votre équipement actuel (vos salariés ont-ils des ordinateurs ? Vos locaux ont-ils une bonne connexion internet ?).
- Le cahier des charges : La liste écrite de ce que le nouveau logiciel doit pouvoir faire pour répondre aux besoins de vos équipes au quotidien.
- Le plan de financement : Le budget prévisionnel de votre projet (achat des licences logicielles, coût des formations pour vos équipes).
Étape 3 : Mobiliser les bons partenaires financiers
Il existe plusieurs guichets de financement public, et il est facile de s’y perdre. Nous vous orientons vers les bons interlocuteurs selon vos besoins :
- L’Agence du Numérique en Santé (ANS) pour veiller à la conformité technique de votre logiciel.
- L’ARS régionale et la CNSA pour le financement de votre projet global.
- Les collectivités locales (conseils départementaux, régionaux) ou certains fonds européens qui peuvent parfois aider à financer le matériel informatique complémentaire (comme l’achat de tablettes ou d’ordinateurs portables pour vos professionnels itinérants).
Prêt à franchir le cap ?
La transition numérique ne remplace pas l’humain : elle lui redonne du temps en allégeant les tâches administratives de vos professionnels. En tant qu’adhérent de CADOM, vous n’êtes pas seul face aux écrans. Nous vous accompagnons de la réflexion initiale jusqu’à la mise en place concrète de votre projet numérique.
Contactez l’équipe de CADOM dès aujourd’hui pour faire le point sur la situation de votre association et envisager sereinement l’avenir de vos structures.